1)成立策劃工作小組
會展策劃工作復(fù)雜，涉及面廣，需要集合各部門的人才分頭負責，集體決策，所以要成立會展項目策劃工作小組.會展策劃工作小組組成人員包括:
(1)策劃主管.策劃主管負責溝通、協(xié)調(diào)各策劃人員的工作，全權(quán)負責策劃方案的制訂或修訂。
(2)策劃人員.策劃人員負責編擬會展項目計劃.
(3)文案撰寫人員.文案撰寫人員負責撰寫各類會展文案，包括會展常用文書、會展社交文書、會展推介文書、會展合同等。
(4)美術(shù)設(shè)計人員.美術(shù)設(shè)計人員負責各種類型視覺形象的設(shè)計，包括廣告設(shè)計、展示空間設(shè)計等.
(5)市場調(diào)查人員.市場調(diào)查人員負責進行市場調(diào)查及完成市場調(diào)查報告.
(6)媒體聯(lián)絡(luò)人員.媒體聯(lián)絡(luò)人員負責進行媒體宣傳推廣.
2)進行市場調(diào)查與分析
會展市場調(diào)查與分析是會展策劃的基礎(chǔ)，它是以科學的方法，有系統(tǒng)、有計劃、有組織地收集、記錄、整理和分析與會展相關(guān)的各種信息，從而為會展項目的確立和會展的設(shè)計方案提供科學依據(jù)的活動.只有在全面收集有關(guān)會展信息，并加以科學概括分析的基礎(chǔ)上確立的會展策劃，才能確保實現(xiàn)總體目標.在進行市場調(diào)查時，不僅要考慮本地區(qū)的優(yōu)勢和主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)。還要考慮政府扶持的行業(yè)等。
會展市場調(diào)查與分析的內(nèi)容十分廣泛，主要包括以下五個方面:
[1]產(chǎn)業(yè)環(huán)境;[2]目標市場;[3]政策法規(guī); [4]同類會展;[5]自身資源。
【案例分析】
舉辦第六屆中國花卉博覽會的市場分析
中國花卉博覽會是具有相當國際影響的全國性花卉園藝盛會，每四年一屆，被譽為花卉界的‘’奧林匹克“盛會。到目前為止，已相繼在北京、上海、廣東順德等地連續(xù)舉辦過五屆，如，997年在上海舉辦的第四屆中國花卉博覽會，境外有13個國家和地區(qū)近100個單位參展，國內(nèi)有36個省、市、自治區(qū)、經(jīng)濟特區(qū)花協(xié)和部門花協(xié)組團參展，參觀人數(shù)超過100萬人次; 2001年在廣東順德舉辦的第五屆中國花卉博覽會，境外有15個國家參展，境內(nèi)有31個省、市、自治區(qū)花協(xié)組團參展，參觀人數(shù)達108萬人次，花卉成交額達，900多萬元，簽訂合同3億多元.權(quán)威、專業(yè)、規(guī)模盛大的中國花卉博覽會，以其巨大的人氣、商乍評口‘’磁場”效應(yīng)，使其已經(jīng)成為全國名省、市、自治區(qū)竟相爭搶的大蛋糕.舉辦第六屆中國花卉博覽會一定能夠吸引更多的國內(nèi)外花卉企業(yè)和花卉組織參展，將在參展團數(shù)、參展項目、花卉交易額及合同簽訂數(shù)等方面有新的突破.
資料來源佚名:《第六屆中國花卉博覽會總體策劃方案》，2007-04-06。
分析提示:通過文案調(diào)查法對歷史資料進行卜以佼分析，這是常用的一種市場調(diào)查分析方法.這種方法經(jīng)濟實用，具有很高的參考價值，為企業(yè)策劃、決策提供了有力的依據(jù)。
3)制訂會展項目的行動方案
會展項目的開展從時間上到協(xié)調(diào)上需要制訂一個統(tǒng)籌兼顧的方案，會展要求選擇合適的舉辦時間，各項會展活動在時間和空間上也要做到相互搭配。
(1)使方案具體化.會展策劃方案的思路和架構(gòu)建立以后，應(yīng)形成一個可供操作的具體措施，并要明確如下內(nèi)容:會展項目的目標、實現(xiàn)會展項目目標的環(huán)境、會展項目營銷戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)、會展相關(guān)活動的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實施的附加條件.了11可一個‘會展策劃方案都會受到人力、財力、時間的限制，應(yīng)實事求是地分析方案實施的可1.在制訂方案時，應(yīng)征詢各部門的意見，與各方進行溝通、協(xié)調(diào)，爭取得到各部門的支持，使策劃方案能成功實施。
(2)設(shè)計行動日程表.會展成功與否對時間的要求十分嚴格.舉辦會展的時間一旦確定，一般很難更改.因此，會展項目的行動日程必須要精心設(shè)計，策劃方案的制作、方案的實施不能拖延，甸個步驟的開始和結(jié)束都應(yīng)有時間的規(guī)定限制，以保證方案的實施能夠按時、按質(zhì)、按量進行，否則就會嚴重影響會展的成功舉行，并最終導(dǎo)致會展策劃的失敗。
4)制訂預(yù)算方案
開展會展項目，涉及資金的調(diào)度和使用以及項目收支結(jié)算.企業(yè)對項目的收支、盈虧要有初步的預(yù)算，以便進行財務(wù)管理.在制訂策劃方案時，必須要考慮企業(yè)的資金狀況，資金的使用安排要合理.良好的財務(wù)管理和預(yù)算控制是籌辦會展最重要的因素之一，如果預(yù)算安排得當，可以起到增加收益、提高效益的作用.在制定預(yù)算時必須做到有計劃、有步驟，不斷更新信息。
制定一份會展項目預(yù)算成本費用一般包括:
(1)場地費用，主要是指展覽場地或會議場地的租金、場地裝備費用等.
(2)行政管理費用，包括公司行政管理人員的工資、行政辦公費用等.
(3)宣傳推廣費用，包括廣告宣傳費用、資料設(shè)計和印刷費用、資料郵寄費用、新聞發(fā)布會費用等。
(4)招展和招商費用，如代理費、傭金等.
(5)相關(guān)活動經(jīng)費，包括紀念品的費用、酒會的費用、接待費用等。
(6)其他不可預(yù)測費用.
舉辦一項會展項目的收入一般包括:
(1)會務(wù)費或展位費收入。
(2)門票收入。
(3)企業(yè)贊助收入。
(4)其他收入。
【案例分析】
某國際家具博覽會暨國際木工書U戒展覽會相關(guān)活動經(jīng)費預(yù)算，.中國西部家居發(fā)展論壇(15萬元).
A邀請3一5家省家居協(xié)會和50家具有國內(nèi)外知名品牌的家居廠商的往返機票和食宿費用。
B.參觀西部重點發(fā)展項目的車費(需要2輛豪華大巴)。
C.向媒體投放廣告的費用.
D.向參會人員贈送紀念品的費用.
2.現(xiàn)場特價拍賣需要準備精美禮品2 00a個，每個大約50元，共計10萬元。
3.購物送名人字畫活動，需要準備名人字畫30。幅(5萬元)。
4.舉辦文藝演出(15萬元).
A明星出場費。
B.演藝團演出費.
C.小禮品費用。
5.嘉賓三日觀光游，大約有100人參加(15萬元).
A門票。
B.消費。
C.住宿。
共計需要人民幣60萬元。
資料來源《家具博覽會與木工機械展覽會策劃案》，2007-10-31
分析提示:這是某國際家具博覽會暨國際木工書Ua展覽會相關(guān)活動費用預(yù)算方案.項目相關(guān)活動可以為會展項目營造更好的氣氛，吸引眾多相關(guān)人士的關(guān)注，也是會展企業(yè)樹立形象的一項工程。會展相關(guān)活動費用是會展項目不可缺少的費用支出項目之一.
5)撰寫項目策劃方案
撰寫項目策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書面材料，即策劃書，也叫企劃案，其主體部分包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析、目標、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)或行動方案、效益預(yù)測、控制和應(yīng)急措施，各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細程度不一.廣義的會展項目策劃方案可以涵蓋經(jīng)市場調(diào)查而產(chǎn)生的可MI研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等，包括圍繞某次會展的展前、展中、展后的所有策劃文案。
會展策劃書是表現(xiàn)和傳送會展策劃內(nèi)容的載體，一方面是會展策劃活動的主要成果，另一方面也是企業(yè)開展會展活動的行動計劃.它的作用主要有:第一，幫助會展策劃人員整理信息，全面、系統(tǒng)地思考企業(yè)面臨的各種問題二第二，幫助策劃人員根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境找出企業(yè)開展會展活動存在的問題，并為企業(yè)尋找解決問題的方法及依據(jù)二第三，幫助會展策劃人員與企業(yè)決策者進行溝通;第四，幫助企業(yè)決策者判斷會展方案的可1 Jfl二第五，幫助企業(yè)管理者更有效地實施會展管理活動.
6)評估與修正
會展策劃的評估與修正，主要包括項目考評、階段考評、最終考評和反饋改進等內(nèi)容.
(1)項目考評.會展策劃的實施一般是分項目一步一步進行的.因此，每一個項目完成以后都要對項目和整個會展策劃案進行一個回顧，以判斷項目的完成情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。當項目完成得不理想時，會展策劃人員與會展管理者要找出原因，然后提出解決問題的對策，必要時，還要對整個會展策劃方案做出調(diào)整。
(2)階段考評.階段考評一般在一個標志性的項目完成以后進行.例如，一個‘會展企業(yè)分三個階段進行會展營銷渠道網(wǎng)絡(luò)的建設(shè):第一，在本省布點;第二，在周邊省區(qū)布點;第三，在全國各大區(qū)布點，其中，又分了很多小的項目.當本省布點完成以后(標志著第一階段工作完成)，會展策劃人員與管理者需要對第一階段的工作進行回顧和總結(jié)，這樣做可以防止會展策劃在實施時出現(xiàn)大的偏差.
(3)最終考評.最終考評就是對會展策劃實施的結(jié)果進行分
析，看會展策劃的期望值與實瞬吉果是否有差異.若發(fā)現(xiàn)較大的差異，必須做一些重點研究，如分析差異產(chǎn)生的原因，找出實施存在的問題和改進點，總結(jié)出對下次會展策劃立案及實施有益的教訓(xùn)、啟示和創(chuàng)意等。一般而言，會展策劃者應(yīng)將對會展策劃實施結(jié)果的研究、分析做成會展策劃結(jié)案報告書，提供給上級或委托方.其中，要點是預(yù)測與結(jié)果的差異分析.
(4)反饋改進.對于會展策劃人員來說，會展策劃實施得到結(jié)果后并不表明策劃的結(jié)束。結(jié)果出來時，會展策劃者還必須對會展策劃結(jié)果和經(jīng)過做充分的分析、檢討，從中找出經(jīng)驗、問題和教訓(xùn)，并將其有效地反映在下一次會展策劃中。
【情景模擬】
場景:某展覽公司要舉辦一個車展，假如你是這個項目的策劃經(jīng)理，試組織你的團隊擬訂這個展會的策劃方案.
操作:
(1)以小組為單位，每組各設(shè)小組長一名擔任策劃經(jīng)理，負責組織項目組成員開展工作.
(2)根據(jù)本章所學知識設(shè)計策劃方案，把方案制作成PPT.
(3)各項目組分別派一名代表在課堂上陳述方案，并接受老師
和同學們的提問。
(4)教IOXIJ各項目組的方案進行點評。
