會議會展服務的流程從來都不是一蹴而就的，而一個完善的會議策劃意向書可以每一個環節緊密相扣，讓服務流程有條不紊，會議策劃意向書主要通過對以下幾個大點來進行安排，包括了預算、食宿安排、設備租賃、會議邀請與簽到登記。
一、會議預算
1、交通費用，包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
2、會議室/廳費用，會議場地租金、會議設施租賃費用、會場布置費用、其他支持費用，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。
3、食宿費用，住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要
的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。另外會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。
二、食宿安排
1、住房安排，正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。
2、飲食安排，根據會議的復雜程度，會議餐飲安排也不盡相同，簡單而言在會議中涉及到的飲食包括了有：早餐、中餐及午餐、酒水及服務費、會場茶歇這幾個較為常見的項目。
三、設備租賃
除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：設備本身的租賃費用，通常按
天計算；設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理；音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理。
四、會議邀請與簽到登記
1、會議邀請，不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當然希望適宜的對象（客戶）參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發布、回執處理、確認通知等3個程序：信息發布；回執；確認通知。
2、會議簽到 ，通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封（內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議（展覽）須知、會議（展覽）詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。
