洽商并訂立參展合同，是展覽會銷售工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
對于明確表示參展的客戶，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時與其洽商預訂展位事宜。洽商一般圍繞兩個重點進行:一是展位租金價格;一是展位在展覽場館的具體位置。對于明確表示參展的客戶，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時與其洽商預訂展位事宜。對于展位價格，包括標準展位和光地的租金價格，基本是在參展邀請函公布的價格基礎(chǔ)上進行交流。對于展位在展覽場館的具體位置，則是按照展覽會組織機構(gòu)事先確定的展位平面圖，根據(jù)客戶選擇的意見預訂具體位置。
在中國，參展邀請函公布的展位租金價格與參展合同實際達成的價格未見得一致，后者一般低于前者。這在很大程度上，被認為是一種銷售策略。但兩者之間的價格差額，由展覽會組織機構(gòu)在銷售工作展開前統(tǒng)一規(guī)定。有經(jīng)驗的展覽會組織機構(gòu)，通常會制定統(tǒng)一的最低展位租金價格，即銷售底價，以避免組織機構(gòu)內(nèi)部的銷售競爭。此外，對長期合作的老客戶，對租用展位較多的(或租用光地面積較大的)大客戶，許多展覽會組織機構(gòu)都給予價格優(yōu)惠，以利密切雙方的商業(yè)關(guān)系。
客戶按照展位平面圖預訂展位位置，一般遵循“先訂先得，，的原則，即按簽訂參展合同的時間順序，簽訂參展合同時間在前客戶，優(yōu)先選擇展位位置。
業(yè)務(wù)人員通過與客戶洽商，在展位價格和展位位置兩方面達成一致后，就可著手訂立參展合同的工作。參展合同一般為展覽會組織機構(gòu)提供的格式合同，內(nèi)容包括展覽會名稱、舉辦時間、地點、展覽會組織機構(gòu)和參展客戶名稱、預訂標準展位個數(shù)或光地面積及其展位編號、租金價格與展位費總金額、付款方式等，并附展位位置圖。根據(jù)客戶要求，雙方也可訂立非格式參展合同。非格式合同約定的內(nèi)容往往比格式合同更加細致，尤其在雙方職責、違約處罰方面更加明確。
參展合同草案文本多用電話傳真件或以網(wǎng)絡(luò)郵件發(fā)送。雙方正式簽訂的合同，也多用電話傳真件發(fā)送，由雙方作為法律文件各自保存。
第三步，收取展位費并提供售后服務(wù)。
收取展位費并提供售后服務(wù)，是是展覽會完成銷售工作的階段。
對于已經(jīng)訂立參展合同的客戶，業(yè)務(wù)人員應(yīng)按照合同約定，收取客戶的參展費。如合同約定為一次付清，就一次性及時收取;如合同約定為先交付定金、訂金或預付款，再交清余款，就分期收取。參展定金、訂金或預付款，一般為合同總金額的30%。參展定金、訂金或預付款，一般在參展合同簽訂后的一周或十天之內(nèi)交付。交付參展定金或訂金后的余款，一般應(yīng)約定在參展前一個月付清。如客戶未按合同約定交付參展費，展覽會組織機構(gòu)可將客戶預訂的展位銷售其他客戶，同時，可依據(jù)合同的處罰條款，不退還客戶的定金或預付款?？蛻舻膮⒄官M，一般通過銀行轉(zhuǎn)賬支付;也有少數(shù)客戶(多為小型企業(yè)，甚至個人參展者)用現(xiàn)金支付。
展覽會組織機構(gòu)按合同收取客戶的參展費后，應(yīng)向其開具發(fā)票(在中國，由政府部門組織的展覽會，也可開具符合財稅規(guī)定的收據(jù))。
客戶按合同交付了參展費，展覽會組織機構(gòu)應(yīng)按合同為客戶提供售后服務(wù)。售后服務(wù)一般包括:在會報或會刊上為客戶免費登載客戶的簡介和聯(lián)絡(luò)信息，提供參展服務(wù)指南、接受咨詢，提供一定數(shù)額的會報、會刊、入場券，代客戶聯(lián)系酒店住宿、展品儲運、展位裝修，合同承諾的其他免費增值服務(wù)項目。
