三、會(huì)議籌備
會(huì)議籌備在邏輯上是按這樣的步驟進(jìn)行:
(1)主辦者決定舉行一個(gè)會(huì)議;
(2)選擇或聘請(qǐng)承辦者;
(3)指定策劃委員會(huì);
(4)確定會(huì)議目標(biāo);
(5)選擇會(huì)址;
(6)選擇發(fā)言者;
(了)進(jìn)行市場(chǎng)營(yíng)銷;
(8)舉行會(huì)議。
然而，在實(shí)際操作過(guò)程中，具體的會(huì)議根據(jù)其規(guī)模、主辦組織的結(jié)構(gòu)等不同而有所區(qū)別。
會(huì)議策劃人剪影
現(xiàn)代的會(huì)議策劃人每年要花去幾千小時(shí)進(jìn)行展會(huì)活動(dòng)策劃，從簡(jiǎn)單的培訓(xùn)會(huì)到涉及幾千個(gè)與會(huì)者和幾百個(gè)參展人員的大型展臺(tái)展會(huì)不等.這是一個(gè)令人激動(dòng)的、豐富多彩的和不斷發(fā)展著的職業(yè)。
據(jù)《會(huì)議》雜志進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查顯示，現(xiàn)代會(huì)議策劃人有以下典型特征:
(1)男性居多(54%為男性，女性占46%);
(2)與大約11個(gè)同事共事于同一個(gè)部門;
(3)有8年的業(yè)內(nèi)工作經(jīng)驗(yàn);
(4)年薪平均為52400美元(從20000一90000美元不等，或者更多)。
會(huì)議策劃人的主要職責(zé)包括預(yù)算、挑選會(huì)址、與飯店和航空公司以及賣主進(jìn)行談判、制定活動(dòng)計(jì)劃和貿(mào)易展覽計(jì)劃、確定餐飲品種、實(shí)施飯店及陸地交通的組織工作、進(jìn)行會(huì)后總結(jié)，包括向參會(huì)人員進(jìn)行調(diào)查并對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)所涉及的接待設(shè)施和服務(wù)進(jìn)行評(píng)估。
為獲得最佳市場(chǎng)條件，許多會(huì)議策劃人同時(shí)附屬于幾家專業(yè)協(xié)會(huì)。對(duì)其專業(yè)而言，以下技術(shù)最為有用:杰出的溝通能力和組織能力、領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)、靈活性、應(yīng)對(duì)壓力的能力。
