貿(mào)易展覽展前階段觀眾注冊的四種方式

　　貿(mào)易展覽在展前階段的客戶邀請、跟蹤服務(wù)、參展預(yù)登記及回執(zhí)處理均以網(wǎng)絡(luò)方式實現(xiàn)。如展會觀眾可以利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境接受主辦單位的電子邀請函，曾參展過的觀眾在展前階段可及時接受客服人員的跟蹤服務(wù)；確定參展的觀眾可利用網(wǎng)上預(yù)登記方法在網(wǎng)絡(luò)上登記相關(guān)信息，系統(tǒng)自動檢測預(yù)登記客戶料的準(zhǔn)確性，即時發(fā)送回執(zhí)。展前觀眾注冊工作不但動態(tài)地檢測展會觀眾的到會率，以及前瞻性地獲得觀眾質(zhì)量的基本狀況，更重要的還在于通過網(wǎng)上注冊，預(yù)登記觀眾可獲得展覽組織機(jī)構(gòu)提供的增值服務(wù)與貴賓禮遇，如展前階段收取入場胸卡、展會料、優(yōu)惠禮券、酒店預(yù)訂、機(jī)場接送、貿(mào)易撮合等一系列的服務(wù)。收到入場券的觀眾可直接進(jìn)入展覽現(xiàn)場觀展，持展會組織機(jī)構(gòu)回執(zhí)的觀眾亦可通過主辦方對回執(zhí)中條碼掃描與信息確認(rèn)，便捷辦妥證件，優(yōu)先入場。
　　
　　1、電子邀請函
　　
　　隨著國內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)商務(wù)環(huán)境和條件的不斷完善，電子邀請函已成為貿(mào)易展覽前期邀請的主要工作內(nèi)容與趨勢，電子邀請函彌補(bǔ)了傳統(tǒng)展覽會利用平面媒體、直郵、電話、傳真邀請的局限，拓展了展覽觀眾的目標(biāo)市場。特別是對貿(mào)易展覽而言，如廣交會等貿(mào)易展覽，繼續(xù)使用傳統(tǒng)展覽營銷方法，無法想像其觀眾邀請的效果與效率。因此，電子邀請在會展行業(yè)中被逐漸認(rèn)可和普遍應(yīng)用。
　　
　　2、客服跟蹤服務(wù)
　　
　　從一項大型展會觀眾的扌由樣調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，74.5%以上的展會觀眾認(rèn)為越來越多的貿(mào)易展覽利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向目標(biāo)客戶發(fā)送電子邀請，根據(jù)這些觀眾的服務(wù)體驗認(rèn)為，影響目標(biāo)觀眾的到會率的主要原因很大程度是因為電子邀請函所丬函蓋的信息與支持性服務(wù)受限。
　　
　　3、網(wǎng)上預(yù)登記
　　
　　網(wǎng)上預(yù)登記是國內(nèi)外各類展會普遍采用的展前觀眾邀請方式，不僅利用展覽官方網(wǎng)站實施買家邀請，通過后臺數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)證件辦理的電子化，如觀眾證（貴賓證、嘉賓證、貿(mào)易證）、參展證、工作證、記者證等票證，同時也為貿(mào)易展覽現(xiàn)場票證提供了科學(xué)管理方法。從觀眾注冊而言，網(wǎng)上預(yù)登記系統(tǒng)可以細(xì)分參展觀眾的區(qū)域特征、參展目的、職別以及網(wǎng)絡(luò)調(diào)查的種種信息，展覽組織機(jī)構(gòu)可以通過深入分析與研究，利用展覽CRM系統(tǒng)，準(zhǔn)確對參展觀眾實施聚類分組，并針對性地廾發(fā)支持性服務(wù)。國內(nèi)外大型品牌展覽通常將網(wǎng)上預(yù)登記系統(tǒng)與現(xiàn)場辦證系統(tǒng)，乃至貿(mào)易信息撮合平臺視為展覽觀眾組織與管理的系統(tǒng)工程，相互關(guān)聯(lián)與互動。
　　
　　4、回執(zhí)處理
　　
　　回執(zhí)處理是以網(wǎng)絡(luò)方式將確認(rèn)通知送達(dá)在線預(yù)登記或其它途徑登記參展的觀眾，這種方式在保證時效性的同時，還有效控制了觀眾組織成本。在回執(zhí)處理的同時展覽組織機(jī)構(gòu)往往還提供展會相關(guān)確認(rèn)信息，如寄送入場證通知、現(xiàn)場辦證或取證的條形碼，回執(zhí)中通常會將最新展會進(jìn)展情況向預(yù)登記觀眾作詳細(xì)的說明。近年來，部分展覽組織機(jī)構(gòu)其至提供證件自助打印home)的服務(wù)，注冊觀眾可通過家中的網(wǎng)絡(luò)直接打印參展證件。
　　
　　回執(zhí)處理通常是先將各子數(shù)據(jù)庫的觀眾信息合并，根據(jù)目標(biāo)觀眾行為信息的變化進(jìn)行跟蹤處理，通過處理，各子數(shù)據(jù)庫都會客觀地記載經(jīng)處理過回執(zhí)觀眾的到會情況，以監(jiān)測數(shù)據(jù)庫中觀眾信息的有效性、變動性及活躍性。因此，展覽組織機(jī)構(gòu)在回執(zhí)處理的過程中，又進(jìn)一步進(jìn)行了相關(guān)數(shù)據(jù)的核實，提高了入庫數(shù)據(jù)的精確度。
　　
　　綜述：
　　
　　在網(wǎng)絡(luò)日趨完善的今天，展前觀眾注冊的工作越來越被展覽組織機(jī)構(gòu)所重視，利用網(wǎng)絡(luò)與IT技術(shù)來實現(xiàn)展前觀眾注冊環(huán)節(jié)啲工作量，不僅節(jié)省主辦方觀眾組織成本，更有利于展覽組織機(jī)構(gòu)利用信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、理與發(fā)布。展前觀眾注冊有助于提供基于互動機(jī)制的貿(mào)易信息服務(wù)，有效地為需求明確的買家及參展商提供“貿(mào)易撮合”功能。