展覽營(yíng)銷電子郵件的撰寫要求

電子郵件在展覽營(yíng)銷工作中的應(yīng)用與傳統(tǒng)通訊方式相比具有高效廉價(jià)的營(yíng)銷特征，它融和了電話通訊的速度與郵政通訊的直觀性，顯示了強(qiáng)大的營(yíng)銷優(yōu)勢(shì)。首先是速度快，電子郵件可以在瞬間將展覽展示的相關(guān)信息實(shí)時(shí)送達(dá)目標(biāo)客戶的信箱。其次是方便性，與電話通訊不同，電子郵件不會(huì)因“占線”而浪費(fèi)時(shí)間，目標(biāo)客戶也無需在電話旁守候，從而跨越了時(shí)間和空間的限制。再者是價(jià)格低廉，展覽組織機(jī)構(gòu)利用極其低廉的費(fèi)用發(fā)送其他通訊方式無法負(fù)擔(dān)的信息。展覽的E一mail營(yíng)銷的主要功能還可在八個(gè)方面實(shí)現(xiàn)品牌形象、展覽推廣、服務(wù)推廣、顧客關(guān)系、顧客服務(wù)、交叉營(yíng)銷、市場(chǎng)調(diào)研、增強(qiáng)內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)力等。
電子郵件營(yíng)銷基本是以群發(fā)郵件的方式來實(shí)現(xiàn)的，在具體發(fā)送過程中，郵件到達(dá)率會(huì)受技術(shù)條件和環(huán)境的影響，同時(shí)也會(huì)受到郵件內(nèi)容策劃的影響。因此，群發(fā)郵件如要取得良好的效果，需在技術(shù)層面與文案創(chuàng)意方面進(jìn)行精心的組織與策劃，這就要求掌握相關(guān)技巧：
1.主題要明確
電子郵件的便捷性，使得展覽展示營(yíng)銷的目標(biāo)客戶可能每天要處理大量類似的電子郵件。如果要讓郵件從眾多的其他郵件中“脫穎而出”，其秘訣就是將主題寫好，使主題明確和酲目，具有吸引力。郵件主題要本著實(shí)事求是的態(tài)度，切忌浮躁，要將郵件溝通或交流的內(nèi)容表達(dá)清楚。
2．內(nèi)容要切入重點(diǎn)
由于網(wǎng)絡(luò)信息量大，傳播速度快，目標(biāo)客戶沒有更多時(shí)間去研讀一封與其無關(guān)的郵件，因此撰寫郵件內(nèi)容一定要切入重點(diǎn)，按照說事的重要程度依次說出，做到條理清晰，表達(dá)正確，必要時(shí)可在句段中加上1、2、3等作為引導(dǎo)。內(nèi)容中應(yīng)避免使用模糊、籠統(tǒng)的字眼以及前后矛盾的語言。
3．告訴期望值
展覽營(yíng)銷郵件應(yīng)將需溝通的信息與內(nèi)容在郵件中交代清楚，需有明確的期望值，否則目標(biāo)客戶將郵件讀完后還不知所云，電子郵件就失去了其應(yīng)有的作用。因此，在郵件中應(yīng)將重要的展覽信息（如展覽展示的時(shí)間、報(bào)名方式、截止日期等）、要求做的事（如參展回執(zhí)、填寫調(diào)查表、參加專題會(huì)議等）敘述清楚。只有明確期望值，郵件才不至于被忽略，造成重要事情的貽誤。
4．告訴詳細(xì)聯(lián)絡(luò)方式
當(dāng)前由于技術(shù)或網(wǎng)絡(luò)的原因，仍有不少SMTP服務(wù)器總不能及時(shí)將郵件發(fā)送到對(duì)方郵箱，從而無法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)郵件傳遞。因此，在郵件中盡可能將發(fā)件人的聯(lián)系方式寫上，如QQ、ICQ、電話（包括辦公室電話、家庭電話、手機(jī)）、真實(shí)姓名、郵編、傳真等等，這樣目標(biāo)客戶即使在電子郵件不暢通的情況下，也可通過其他方式聯(lián)系到發(fā)件人。
5．遵守職業(yè)道德與法律規(guī)定
一些展覽組織者認(rèn)為，如果電子郵件使用適當(dāng)，將會(huì)成為與目標(biāo)參展商或歷屆參展商信息交流的最佳方式。但在使用電子郵件時(shí)還需要遵循一些法律規(guī)則，以避免被指控為垃圾郵件等不利后果。