如果財務安排得當，不僅將起到增加收益、提高效益的作用，而且能使管理者了解收入來源及用處。了解收入來源的比例，貫穿于會展項目的始終，從最初的預算、中期的控制到最后的結算都非常重要，因此會展項目中的財務管理就成為重中之重，其主要的職能是財務決策、財務計劃和財務控制。
建立優(yōu)良的財務管理系統，使會展項目經理能夠控制財務狀況，了解現金流與活動目的和目標的關系；把握資金的來源和去向；確定各個子項目的收入和支持百分比；控制支出的規(guī)模；確定增加收入、減少支出的可能性，能保證總目標的費用分配決策等都大有益處。
一、制定財務目標
財務目標是財務管理的前提。財務目標必須與公司和項目的總體目標相一致。有時候，會展公司的目標不是為了盈利，比如宣傳性的會展，主要是為了擴大公司聲譽，加強與客戶的聯系或者調研等，則該項目的開支由公司內部的相關部門承擔。若會展項目的核心財務目標是為了獲利，那么制定財務目標就是必須的，而且是非常重要的工作。
一般說來，會展項目的預期利潤至少由三個因素決定：一是歷史經驗，即去年這個項目的盈利情況；二是流動資金，這是項目預算的絕大部分；三是預期利潤率，是指做預算時預期利潤與投入資金的比率。無論一個會展項目是以商譽為目標還是以贏利為目標，其目標統稱為投資收益（ROI）或稱項目價值。
二、制定預算
預算是會展項目經理必須認真策劃的一項行動計劃，是協助實現財務目標的重要工具。我們可以把預算看做是地圖，它會引導公司到達所尋求的目標。但是為了達到這個目標，必須做到有計劃、有步驟且時時更新信息。會展財務中最具挑戰(zhàn)性的部分就是編制預算，因為整個預算編制程序一般只是在有限的信息和假設的基礎上展開的。為了完成預算的編制工作，只能根據假設作出推斷。
三、預算的執(zhí)行與控制
執(zhí)行預算需要由各級授權才可以進行簽單和獲得收入。編制預算時就應該得到各級審批，這樣付款時才不會遇到麻煩。預算必須適用于當前情況：應記錄下所有已經收到的收益和已付費用。在預算執(zhí)行過程中有兩種記賬方法：現金記賬法和權責發(fā)生制記賬法。
物流管理
現代會展集聚了客流、物流和信息流。一個成功的會展活動，場外物流配送應該對場內的交流作出瞬時反應。眾多的研究和實踐表明，較高的物流效率水平是形成會展企業(yè)核心競爭力優(yōu)勢的重要因素。
會展的組織管理者能否與參展企業(yè)進行良好的合作，并使自己和參展企業(yè)消耗最低的運營成本，完成商品物資的時空轉移以及設備的正常運行，從而發(fā)揮出最佳的的營運效率，將直接影響到整個會展的成敗。因此，物流管理對于會展企業(yè)進行科學管理顯得尤為必要。物流系統管理是以物流過程整體為對象，對供應、制造、銷售全過程中產品、服務及其相關信息的流動與儲存進行規(guī)劃、執(zhí)行和控制的動態(tài)過程。
物流系統管理從20世紀70年代至今，主要經歷了從企業(yè)物資各個系統的實體流動，到以先進的生產模式為核心，集成管理整個供、產、銷系統的過程。目前物流系統管理的概念又進一步發(fā)展，從單純針對物質流的管理，向以物流系統中供應商、制造商及分銷商協作關系為主要內容的供應鏈管理的方向發(fā)展，其宗旨是通過供應鏈伙伴關系的建立與維護，減少不確定性帶來的風險，提高企業(yè)對市場的快速反應能力。
