中國加入世界貿(mào)易組織已經(jīng)五周年。伴隨著中國入世，中國的企業(yè)開始越來越多的走出國門，到海外參展、開廠、做生意，琢磨著怎么從老外的兜里掏出更多的錢。海外參展是出國做生意的第一步，目的是在人家門里來個(gè)自我介紹，先聲奪人，為日后的買賣打下個(gè)好基礎(chǔ)。在海外如何參展、辦展？參展、辦展有哪些竅門、步驟和注意事項(xiàng)？我們請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家為您說個(gè)明白。
團(tuán)隊(duì)組建有學(xué)問
企業(yè)參加展會(huì)的目的是展示企業(yè)品牌形象，代表企業(yè)參加展覽的團(tuán)隊(duì)必須精心挑選。對(duì)負(fù)責(zé)展臺(tái)的團(tuán)隊(duì)的挑選取決于企業(yè)希望對(duì)外界傳達(dá)的形象。這個(gè)團(tuán)隊(duì)視規(guī)模大小應(yīng)該包括產(chǎn)品技術(shù)人員、市場(chǎng)銷售人員、優(yōu)秀的翻譯和禮儀服務(wù)人員。
產(chǎn)品技術(shù)人員和市場(chǎng)銷售人員如果能用英語與專業(yè)觀眾交流是最理想的，如果不能就要配備專業(yè)翻譯，這樣會(huì)使溝通順暢，獲得意想不到的效果。
禮儀服務(wù)人員最好選擇氣質(zhì)外形良好、有一定外語基礎(chǔ)的女孩，這不妨委托主辦方或通過企業(yè)自己的渠道從當(dāng)?shù)毓蛡蛳嚓P(guān)專業(yè)的大學(xué)生，并在開展前進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓她們熟悉企業(yè)的團(tuán)隊(duì)成員、參展的目的及其各自的職責(zé)，以便她們能把觀眾及時(shí)引導(dǎo)到接待人員面前，確保每一個(gè)到達(dá)展位的專業(yè)觀眾，都能了解到他們所需要的企業(yè)及其產(chǎn)品的全部信息。
參展項(xiàng)目主管最好選擇一個(gè)英文流利甚至能講展覽會(huì)所在國語言的人來擔(dān)當(dāng)。如果展覽會(huì)團(tuán)隊(duì)中沒有一個(gè)人能夠講英語，那么至少要選擇一個(gè)有到國外參加展覽經(jīng)驗(yàn)的人。
參展人員不論是否有過參展經(jīng)驗(yàn)都要進(jìn)行培訓(xùn)，讓每個(gè)人都了解企業(yè)參展的目標(biāo)和他們?cè)谄渲袘?yīng)該扮演好的角色。展會(huì)上推銷產(chǎn)品和服務(wù)跟平常的業(yè)務(wù)交流是有一定差別的，尤其是在與客戶交流的方式、面對(duì)競爭者如何行事、言談舉止應(yīng)遵守的原則以及信息跟蹤等等方面都有所不同。
出國參加展覽會(huì)是一次對(duì)體能和精力的考驗(yàn)，所以應(yīng)該選擇積極主動(dòng)、充滿活力的員工在展覽會(huì)期間擔(dān)任形象大使。一般來說，由3到5名核心成員組成的團(tuán)隊(duì)規(guī)模是比較理想的，這樣可以確保展臺(tái)上始終能夠有至少兩個(gè)人在場(chǎng)，并且有人手應(yīng)付突發(fā)事件。
專業(yè)觀眾巧組織
展覽會(huì)最寶貴的是現(xiàn)場(chǎng)的專業(yè)觀眾，誰抓住了專業(yè)觀眾，誰就是展會(huì)的贏家。但是，展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)觀眾數(shù)量龐大，除了歐洲之外，多數(shù)地方的多數(shù)展覽會(huì)是面向普通觀眾的，這就需要在展前做好專業(yè)觀眾的組織工作。
普通觀眾的作用在于壯大展臺(tái)聲勢(shì)，借此也可以吸引部分專業(yè)觀眾和媒體的眼球，為擴(kuò)大展臺(tái)的觀眾流量，有必要提前對(duì)參展活動(dòng)進(jìn)行宣傳、溝通。這里有一些常用的手段。
電話、傳真是最常用的方法，但成本較高，一般只針對(duì)關(guān)系比較密切的客戶和成功幾率比較大的潛在客戶。
電子郵件。向所有潛在客戶和業(yè)內(nèi)人士發(fā)送資料。電子郵件成本低，資料量不受限制，可以將資料按照時(shí)間段分幾次發(fā)送。
短信。短信受內(nèi)容和成本的限制較大，可以以提醒的形式發(fā)送，一般3次就足夠了：報(bào)名后通知企業(yè)將于某月某日參加某個(gè)展會(huì)、資料發(fā)送后提醒查收、開展之前提醒展位號(hào)。
郵寄資料。包括參會(huì)資料和展位活動(dòng)邀請(qǐng)。郵寄資料有電子郵件無可比擬的優(yōu)點(diǎn)，但是成本較高，應(yīng)注意使用人群是客戶和潛在客戶。一般來說，范圍不大于電子郵件。郵寄資料最好在開展前1個(gè)月左右將資料和邀請(qǐng)一并送達(dá)，之后配合短信提醒。
展覽會(huì)會(huì)刊和名錄展板。主辦方為向參會(huì)企業(yè)提供增值服務(wù)，一般會(huì)免費(fèi)給企業(yè)提供一定的會(huì)刊版面，這可通過填寫展覽會(huì)主辦方寄來的表格完成。一般免費(fèi)的位置不夠醒目，沒有特色，如果企業(yè)實(shí)力允許，可以付費(fèi)購買好的版面和個(gè)性化的宣傳內(nèi)容。
名錄展板是主辦方為參會(huì)企業(yè)提供的增值服務(wù)，也是方便觀眾參觀的指南。在該名錄上露面可以讓所有參觀展覽會(huì)的觀眾知道企業(yè)的參展，觀眾通常都是根據(jù)名錄上的展商信息來設(shè)計(jì)自己的參觀路線。如果有機(jī)會(huì)，一定不要忘記提供足夠印刷清晰度的企業(yè)標(biāo)志，如果企業(yè)標(biāo)志完全由漢字組成的話，要將它翻譯成當(dāng)?shù)匚淖帧?
一般的主辦方都會(huì)設(shè)立新聞中心或資料中心，開展前要盡量取得在主辦方新聞通稿中出現(xiàn)企業(yè)名稱的機(jī)會(huì)，這可以在報(bào)名參展的時(shí)候跟主辦方積極爭取。
參展方都要把自己的資料放到主辦方的新聞中心或資料中心，不管被哪家媒體發(fā)現(xiàn)并對(duì)企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行宣傳都是擴(kuò)大知名度的好機(jī)會(huì)。這些資料可以簡要介紹企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍及生產(chǎn)方面的信息；拳頭產(chǎn)品介紹；銷售游說和尋找合作伙伴的市場(chǎng)目標(biāo)。資料最好嵌配相關(guān)產(chǎn)品照片和簡要的規(guī)格數(shù)據(jù)。
對(duì)于展會(huì)，媒體是永遠(yuǎn)值得配合的，參會(huì)的團(tuán)隊(duì)要時(shí)刻準(zhǔn)備接受媒體的采訪，企業(yè)的信息能見諸媒體，是參加展會(huì)的意外收獲。
