觀眾邀請工作的計劃包括資料收集與整理的時間安排、不同形式邀請廣告或函件的設計安排、發(fā)送邀請的時間、經(jīng)費預算等內(nèi)容。
控制成本 提前邀請
觀眾邀請工作一般需要與展覽會展位銷售工作同步，專業(yè)性展覽會尤其如此。專業(yè)性展覽會收集和整理專業(yè)觀眾的信息資料，工作量較大，需要較長時間，一般應配備人員專門負責。其中，信息錄入電腦工作還須另行配備人手。
根據(jù)展覽會的性質(zhì)，在明確觀眾定位和邀請形式后，便可進行邀請廣告或函件的設計工作。發(fā)送邀請的時間因展覽會性質(zhì)不同而有所區(qū)別。普通觀眾參觀的展覽會，一般在展覽會開幕前30天之內(nèi)發(fā)送邀請，或通過媒體發(fā)布展覽會信息，或針對特定人群發(fā)送門票。媒體發(fā)布展覽會信息的頻次，向特定人群發(fā)送門票的規(guī)模，既要根據(jù)需要，也要考慮成本的負擔。
專業(yè)觀眾參觀的展覽會，一般在展覽會開幕前50-60天之內(nèi)展開邀請工作。除通過媒體發(fā)布展覽會信息外，向?qū)I(yè)觀眾郵寄的邀請函集中于展覽會開幕前20天左右時間發(fā)出，一般每隔一周發(fā)一次，需要發(fā)送兩至三次。每次郵寄邀請函的內(nèi)容應有所不同，如第一次可以是請柬式邀請函，第二次可以是告知展覽會配套活動具體日程邀請函，第三次可以是附有展位平面圖的邀請函。采用電子郵件方式邀請專業(yè)觀眾，一般需要安排三次以上的發(fā)送。其每次邀請內(nèi)容與郵寄邀請內(nèi)容相似。在邀請函的設計上應注意體現(xiàn)電子郵件的特點。電子郵件邀請函的主題一定要明確，以免被互聯(lián)網(wǎng)的過濾軟件誤判為垃圾郵件。采用手機短訊方式邀請專業(yè)觀眾，多安排在展覽會開幕前一周和展覽會期間發(fā)送。一般需要安排三次以上的發(fā)送。手機短訊邀請的內(nèi)容應簡明，一般控制在70個字左右。每次短訊邀請的內(nèi)容應有所側(cè)重，邀請語言多為提示性質(zhì)，旨在提醒專業(yè)觀眾及時參觀展覽會。展覽會組織機構(gòu)采用電子郵件或手機短訊方式邀請專業(yè)觀眾，應通過互聯(lián)網(wǎng)建立或電訊網(wǎng)絡建立群發(fā)的平臺。
善用媒體 有的放矢
邀請普通觀眾參觀展覽會，主要是通過傳媒發(fā)布展覽會的信息，從而達到告知普通觀眾的目的。
